Eget rum, kontorslandskap, flexibla kontorsplatser – vad är egentligen bäst för individen och för verksamheten? Sedan mer än 20 år är detta en fråga som ständigt kommer upp, inte minst vid renovering eller nybyggnation av kontor. Och absolut inte bara i vårt land. Ur hållbarhetsperspektiv handlar det om att få medarbetare som trivs, fungerar och presterar, samtidigt som verksamheten optimeras. Hur ser ett optimalt kontor ut?

Den fysiska platsen är allt mindre nödvändig
En egen stol och ett eget bord kan vara viktigt. Den som sitter vid ett skrivbord i många timmar kan behöva en väl anpassad arbetsmiljö. Samtidigt är vi idag allt mindre beroende av att ha tjogtals med pärmar inom räckhåll. Elektronisk lagring i det datornätverk vi tillhör ersätter allt mer lagring av pappersdokument. Den fysiska platsen betyder på så sätt allt mindre. Telefonsystemen blir allt mer integrerade med mobiltelefonin vilket gör att den fysiska telefonanslutningen blir ointressant. Telefonen är inte längre platsbestämmande.

Mobiltelefoni, konferenstelefoni och kraven på arbetsplatsens utformning
Arbetsuppgifter kräver oftast både avskildhet och samarbete. Att kunna föra enskilda telefonsamtal kan vara viktigt. Samtal där man inte blir störd av andra eller behöver fundera på om samtalet helst inte ska uppfattas av andra och förs vidare. Ibland förs förtroendefulla samtal, där just den komponenten kan vara avgörande. Med Skype och modern konferensteknik uppstår dessutom nya former för samtal, där flera personer kan närvara utan att behöva resa till ett fysiskt möte. Vad innebär teknikutvecklingen för kraven på våra arbetsplatser?

Möteskultur
”Tyvärr, den person du söker är upptagen i ett möte och beräknas åter klockan 17.” Det finns en utbredd möteskultur i arbetslivet. Rutinmässiga möten kan vara bra, men ibland finns naturligtvis en risk att mötena bromsar verksamheten. Frågor diskuteras på fel nivå eller får alldeles för stor plats under ett möte. Jag har själv gått i den fällan. Någon detalj som man själv uppfattar som väsentlig, kanske egentligen inte kräver en hel avdelnings ställningstagande. Samtidigt: hur ofta har man inte fått höra att någon känner sig oinformerad eller utanför beslutsprocessen…. Det är svåra avvägningar. Alla kan ju inte delta i allt. Risken finns att möteskulturen breder ut sig ”för säkerhets skull”.

Informella och formella möten
När vi organiserar arbetsplatser är det viktigt att skapa utrymme för både den personliga integriteten och utrymme för en gruppdynamik, för både spontanmöten och planerade möten. I den artikel jag fann i norska ”Teknisk Ukeblad” (länk se nedan) nämns som en möjlighet att låta mötesplatserna finnas för att underlätta korta möten. Ofta nämns kaffeautomaten som den naturliga mötesplatsen, där spontanmöten kan lösa akuta problem och möjliggöra informella samtal. Förmodligen är det en rimlig balans mellan informella och formella möten som fungerar bäst, både för att bekräfta vars och ens person och för att testa de kompromissförslag som kommer upp.

Mobbning
Den fråga som gnager är den vuxenmobbing som sägs vara en realitet. Vilken utformning av arbetsplatserna motverkar bäst exkludering? Hur stärker arbetsplatsens form och inredning ett ständigt pågående lärande och en ständig dialog? Hur ska arbetsgivaren tänka för att stärka sammanhållningen mellan medarbetare?

Vad behöver vi för att fungera?
Det som nu står för dörren är avvägningen mellan att å ena sidan minska de fasta kostnaderna och till exempel att undvika tomma kontorsplatser när inte alla är på plats och å andra sidan att främja sammanhållning och identitet genom att ge var och en en egen plats i helheten. Vad behöver vi för att fungera i ett socialt sammanhang? En slags fast plats i tillvaron eller räcker det att vara en del av en dynamisk helhet?

Länktips: Artikel i Teknisk Ukeblad: http://www.tu.no/karriere/2014/10/21/slik-endret-de-kontorlandskapet-for-a-fa-bedre-arbeidsmiljo?utm_source=newsletter-2014-10-21&utm_medium=email&utm_campaign=newsletter